Faire le point sur les suites de bureautique RGPD en 2025
Introduction : RGPD et suites bureautiques
Pour rappel, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises européennes de fortes exigences en matière de confidentialité et de souveraineté des données.
Les suites bureautiques -- qu'il s'agisse de suites cloud ou de logiciels installés sur poste de travail -- manipulent des informations souvent sensibles (documents, emails, données collaboratives). Il est donc crucial de choisir des solutions 100 % conformes aux principes du RGPD. Cela implique notamment une gestion transparente des données personnelles, un hébergement sécurisé (idéalement en Europe), et des garanties contractuelles contre les transferts illégaux de données vers des pays tiers.
Voici une étude de marché et un comparatif des suites bureautiques à la mi-2025, répondant à ces critères. Nous examinerons les solutions cloud et on‑premise (installées en local), sur tous les systèmes d'exploitation, en comparant leurs fonctionnalités principales, leurs modèles économiques (avec une estimation des budgets) et en formulant des préconisations sur la meilleure option selon les cas d'usage.
Enjeux de conformité et souveraineté des données
Adopter une suite bureautique "RGPD-compliant" ne se résume pas à cocher une case juridique -- c'est un choix stratégique pour limiter les risques de fuites de données et d'amendes, tout en préservant la souveraineté numérique de l'entreprise. Comme nous le ne savons que trop bien, ces dernières années, de nombreuses organisations publiques et privées en Europe ont remis en question leur dépendance aux géants américains du cloud (Microsoft, Google...) au nom de la souveraineté des données. Par exemple, la ville de Lyon (France) a annoncé en 2025 son intention de remplacer Microsoft Office par une alternative locale (OnlyOffice) dans un mouvement visant à « réduire la dépendance aux logiciels US, assurer la conformité RGPD et favoriser des solutions ouvertes et souveraines ». De même, des gouvernements comme le Danemark ou la région allemande du Schleswig-Holstein migrent vers Linux et LibreOffice pour renforcer le contrôle sur leurs.
Ces décisions illustrent deux grands critères de choix : d'une part, la localisation des données (préférer un stockage et un traitement en Europe, hors de portée du Cloud Act américain), et d'autre part, l'utilisation de solutions open source ou européennes, perçues comme plus transparentes et respectueuses de la vie privée.
Cependant, les solutions dominantes du marché n'ont pas ignoré ces préoccupations. Microsoft et Google ont chacun annoncé des initiatives pour rassurer leurs clients européens.
- Microsoft a ainsi achevé début 2025 la mise en place de son EU Data Boundary, qui permet aux clients européens de Microsoft 365 de stocker et traiter toutes leurs données cloud (y compris données de support technique) exclusivement dans des centres de données UE/AELE. Microsoft souligne que cette mesure renforce la transparence et le contrôle des clients sur leurs données.
- Google de son côté a lancé en 2023 ses Sovereign Controls for Workspace, promettant un traitement des données strictement au sein de l'UE, des clés de chiffrement gérées par le client, et des « Assured Controls » bloquant les transferts hors région.
En 2024--2025, Google a étendu ses centres de données en France et en Allemagne et propose même une option de limiter les données Workspace à l'UE avec un chiffrement client que Google lui-même ne peut pas contourner (on y croît hein ?).
Ces évolutions montrent tout de même que les fournisseurs US cherchent à se conformer au RGPD et aux demandes européennes... du moins, en apparence.
Malgré tout, le débat reste ouvert quant à la pleine conformité de ces offres cloud étrangères vis‑à‑vis du RGPD. En effet, même avec une localisation UE des données, ces entreprises demeurent soumises au droit américain. Des experts rappellent que le Cloud Act américain peut potentiellement s'appliquer, donnant aux autorités US un droit d'accès aux données hébergées chez Microsoft ou Google, y compris si ces données résident en Europe. Ainsi, selon le cabinet Gartner, la dépendance n'est pas éliminée car « les data centers restent opérés par Microsoft » et donc soumis à sa juridiction. Plusieurs organismes européens estiment donc que les garanties actuelles de Microsoft et Google offrent au mieux une conformité partielle au principe de souveraineté, sans immunité totale contre d'éventuelles demandes extraterritoriales. C'est pourquoi on assiste en parallèle à l'essor de solutions européennes "cloud souverain" (par ex. l'initiative française Bleu avec Orange/Capgemini pour une cloud Microsoft opéré localement, le projet GAIA-X, ou des offres privées comme Infomaniak kSuite en Suisse).
Panorama des suites bureautiques conformes RGPD (juillet 2025)
Le marché des suites bureautiques d'entreprise en 2025 est dominé par quelques grands acteurs, mais on observe une diversification sous l'effet des enjeux de conformité. Voici les principales solutions à considérer, avec pour chacune un point sur la conformité RGPD, les fonctionnalités, le déploiement (cloud ou on-premise) et le support des différents OS :
- Microsoft 365 / Office -- Suite bureautique historique de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams...). Disponible via le cloud Microsoft 365 (abonnement) ou en version Office 2021/2024 on-premise (licence perpétuelle).
Microsoft 365 offre une intégration poussée (collaboration en temps réel, visioconférence Teams, etc.) et une compatibilité totale avec les formats Office. Sur le plan RGPD, Microsoft affirme une conformité complète et a renforcé en 2025 ses engagements européens avec l'EU Data Boundary : un client peut choisir de « stocker et traiter l'ensemble de ses données Microsoft 365 dans l'UE/AELE », y compris les journaux de support. De plus, des paramètres de résidence avancés permettent de contrôler la localisation des données (Microsoft propose même un Cloud for Sovereignty pour le secteur public).
En pratique, Microsoft 365 peut donc être utilisé en gardant les données en Europe, ce qui répond aux exigences du RGPD sur le papier. Néanmoins, comme évoqué, le statut d'entreprise américaine de Microsoft fait que « la lettre de la loi est respectée, mais la dépendance juridique aux États-Unis subsiste ». Côté déploiement, une alternative est d'utiliser Office hors ligne (installé sur Windows ou Mac), ce qui limite les échanges de données externes -- hormis la télémétrie Windows/Office qu'il convient de configurer. Microsoft 365 est utilisable sur Windows et macOS (applications Office complètes), sur mobile (apps Office/Outlook) et sur d'autres OS via les applications web. En revanche, il n'existe pas de client natif Linux, forçant les utilisateurs Linux à passer par la version web.
- Fonctionnalités : la suite est ultra-complète (édition avancée de documents, tableurs et présentations, outils de productivité, messagerie pro et agenda, stockage cloud, intranet/SharePoint, etc.), avec une ergonomie familière pour la plupart des utilisateurs. Microsoft 365 excelle aussi en collaboration (coédition Word/Excel en direct, commentaires, visioconférences Teams intégrées).
- Budget : Microsoft 365 fonctionne par abonnement. Pour les entreprises, on estime le coût aux alentours de 10 à 15 € par utilisateur par mois selon le plan. Par exemple, l'offre standard Office 365 Business (avec applications Office, 1 To OneDrive, etc.) coûte environ 12--14 USD (≈12--13 €) par utilisateur/mois sur engagement annuel. Les formules Enterprise (E3, E5) plus complètes montent à ~30--50 $ user/mois. À titre indicatif, une licence perpétuelle Office 2021 Standard coûte autour de 250 € par poste, ce qui peut être rentable sur plusieurs années pour un usage offline sans cloud. Il faut enfin noter que Microsoft propose des contrats globaux avec remises pour les grandes organisations, et qu'un écosystème de partenaires peut aider à configurer l'environnement dans une optique conforme RGPD (paramétrage des DPA, hébergement sur data center EU, etc.).
- Google Workspace -- L'offre bureautique cloud de Google (Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive, Meet...). Entièrement en ligne (pas de programmes de bureau hors Chrome OS, mais des applications mobiles disponibles). Google Workspace s'est imposé grâce à son excellente collaboration en temps réel et sa facilité d'utilisation. Côté RGPD, Google s'engage contractuellement à respecter le règlement et a déployé des "Assured Controls" pour ses clients européens : possibilité de « traiter les données uniquement dans l'UE », de fournir du support technique depuis l'UE, et surtout d'offrir un chiffrement côté client dont Google n'a pas les clés. Ces mesures, couplées à la conformité au nouveau cadre EU--US Data Privacy Framework, visent à rassurer sur la légalité de Workspace. Malgré cela, des autorités et experts européens restent prudents car Google demeure, comme Microsoft, soumis au droit US : ses engagements de souveraineté sont jugés encore partiels par certains (« offre une conformité incomplète qui ne garantit pas un contrôle totalement souverain des données »). En pratique, Workspace peut être utilisé de manière conforme si l'entreprise active toutes les options de localisation UE, de chiffrement avancé et si elle évite d'y traiter des données très sensibles sans précautions. Déploiement et plateformes : Google Workspace est accessible via un simple navigateur sur tout OS (Windows, Mac, Linux) et via des apps natives sur Android/iOS. Il n'y a pas de logiciel lourd à installer (sauf des outils de synchronisation Drive ou de migration éventuellement). Cela facilite le déploiement, notamment sur postes hétérogènes.
- Fonctionnalités : la suite couvre la bureautique classique (traitement de texte, tableur, présentation en ligne) avec une interface simplifiée. Elle inclut aussi un service email professionnel (Gmail avec nom de domaine personnalisé), un agenda partagé, la messagerie instantanée/visio (Chat/Meet), et du stockage cloud Drive. La force de Workspace réside dans la collaboration temps réel et la simplicité -- par exemple plusieurs collègues peuvent éditer simultanément un Doc Google avec commentaires et suggestions, fonction que Microsoft n'a égalée qu'avec sa version cloud. En contrepartie, Workspace est moins riche hors ligne (documents inaccessibles sans connexion sauf en mode déconnecté via cache) et peut poser des problèmes de compatibilité sur les formats Microsoft complexes (conversion parfois imparfaite de macros Excel, de mises en page Word poussées, etc.).
- Budget : Google Workspace est également sur abonnement par utilisateur. Ses tarifs ont augmenté début 2025 : un plan Business Standard revient à environ 14 $ (≈13 €) par utilisateur et par mois (sur engagement annuel) pour 2 To de stockage par utilisateur, tandis que le plan Business Starter plus limité est à ~7 € user/mois. Le plan Business Plus ou Enterprise (avec plus de sécurité, d'espace et d'archivage) coûte ~18--25 € user/mois. À noter, Google propose des réductions pour les ONG/écoles, et une formule gratuite existe pour les particuliers (fonctionnalités identiques mais sans garantie de service pour un usage professionnel). Globalement, le coût par utilisateur est du même ordre de grandeur que Microsoft 365.
- LibreOffice -- Suite bureautique libre, gratuite et open source développée par The Document Foundation (successeur d'OpenOffice).
Elle comprend des applications de productivité matures : Writer (texte), Calc (tableur), Impress (présentation), Draw (dessin/diagrammes), Base (base de données) et Math (formule mathématique). LibreOffice est disponible sur Windows, macOS et Linux (les trois postes principaux), ce qui permet un déploiement sur parc hétérogène, y compris des postes sous OS alternatifs. Il n'existe pas de version mobile officielle complète (seulement des visionneuses, bien que Collabora propose une app mobile basée sur LibreOffice). Côté RGPD et vie privée, LibreOffice est sans doute la suite la plus exemplaire : par conception c'est un logiciel hors ligne qui « n'envoie aucune donnée personnelle ou télémétrie par défaut ». Pas de suivi d'utilisation caché, pas de stockage imposé sur un cloud externe -- l'utilisateur contrôle entièrement où sont ses fichiers (disque local, serveur de son choix...). La Document Foundation souligne que LibreOffice « ne collecte ni n'envoie de données sans le consentement de l'utilisateur » et permet un usage totalement autonome, ce qui en fait une solution privilégiée pour les organisations soucieuses de confidentialité. En clair, pas de risque de transfert illégal de données vers un tiers avec LibreOffice, tant qu'on n'active pas soi-même des fonctions en ligne. LibreOffice supporte nativement le format ouvert ODF et gère très bien les formats Microsoft courants (DOCX, XLSX, PPTX), bien que des différences mineures de mise en page puissent apparaître sur des documents complexes. Des atouts notables sont la richesse de ses fonctions (des macros, un éditeur d'équations, etc.) et sa philosophie open source qui garantit transparence et auditabilité du code (aucune fonction cachée).
Pour se conformer au RGPD, une entreprise utilisant LibreOffice doit simplement configurer les (rares) options de connexion externe : par exemple, LibreOffice propose l'envoi de rapports de crash avec consentement explicite en cas de plantage, mais rien n'est envoyé automatiquement.
Il peut aussi se connecter à un correcteur grammatical en ligne (LanguageTool) si l'utilisateur l'installe, mais c'est optionnel. Collaboration : à l'état pur, LibreOffice est une application desktop sans édition collaborative en temps réel. Cependant, il existe une version web Collabora Online (projet dérivé) qui permet d'éditer via navigateur en équipe, généralement intégrée à Nextcloud ou d'autres plateformes. Collabora Online, soutenu par une société britannique, est souvent utilisé par les administrations européennes pour remplacer Office 365 en gardant LibreOffice comme base (ex: plusieurs ministères l'intègrent avec Nextcloud). LibreOffice + Collabora offre ainsi une alternative 100% hébergeable en Europe, open source, avec une collaboration en temps réel (moins fluide que Google Docs mais fonctionnelle).
- Fonctionnalités principales : LibreOffice couvre la plupart des besoins courants (mise en page de texte avancée, fonctions de tableur poussées, présentations avec animations, etc.), avec une interface classique. Il dispose même de fonctions que Microsoft Office n'a pas nativement (export PDF hybride, support du format SWF, etc.). Là où il peut pêcher, c'est sur certaines fonctionnalités très spécifiques d'Office (par ex. certaines macros VBA complexes, ou des outils propres à Excel comme PowerPivot).
- Budget : LibreOffice étant gratuit, le coût logiciel est nul -- un avantage évident pour réduire le budget bureautique. Néanmoins, il faut prévoir éventuellement des coûts indirects : formation des utilisateurs (si venant de MS Office, même si la prise en main est similaire), support technique (soit interne, soit via un prestataire). Pour les entreprises qui le souhaitent, des sociétés proposent des offres support pour LibreOffice (ex: Collabora Enterprise, CIB, etc.) généralement à des tarifs bien inférieurs aux abonnements des suites cloud. À titre d'illustration, un abonnement Collabora Online « Business » est autour de 20 € par utilisateur par an (≈1,7 €/mois) pour avoir les mises à jour LTS et du support. Même en ajoutant ce coût, la solution open source reste très économique comparée aux ~150 € par an et par utilisateur d'une offre cloud américaine standard. En résumé, LibreOffice est préconisée pour les organisations plaçant la confidentialité au premier plan (aucune fuite de données) et souhaitant maîtriser leur budget, en contrepartie d'un effort possible de transition et de l'absence de collaboration cloud native.
- ONLYOFFICE -- Suite bureautique récente (développée par la société Ascensio, basée dans l'UE) qui s'impose comme une alternative sérieuse aux suites traditionnelles.
OnlyOffice comprend un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation compatibles avec les formats Microsoft, le tout avec une interface moderne et épurée. Sa particularité est d'être conçu dès le départ pour la collaboration web, tout en offrant des versions desktop et mobile. OnlyOffice est disponible selon plusieurs éditions : Community (gratuite, open source AGPL), Enterprise (payante avec support, sans limitations), et une version cloud hébergée (DocSpace). Sur le plan de la conformité, OnlyOffice met en avant son respect de la confidentialité : la solution est open source et conforme RGPD, répondant « à tous les critères légaux de protection des données ». Concrètement, une entreprise peut déployer OnlyOffice sur ses propres serveurs (on-premise) afin que toutes les données et documents restent en interne, ou opter pour le cloud OnlyOffice en choisissant un centre de données en Europe. La politique de sécurité inclut le chiffrement HTTPS, la protection par jetons JWT pour l'accès aux documents, la gestion fine des permissions, etc.. OnlyOffice ne contient pas de publicité ni d'espionnage (code auditable), ce qui est un bon point pour le RGPD.
- Fonctionnalités : OnlyOffice a été conçu pour une haute compatibilité avec Microsoft Office -- il utilise le format OOXML (DOCX, XLSX, PPTX) en natif, ce qui réduit les écarts de mise en forme même sur des documents complexes (c'est souvent cité comme meilleur que LibreOffice sur ce point). La suite supporte l'édition collaborative en temps réel : plusieurs utilisateurs peuvent éditer un document simultanément via le navigateur ou les applications, avec suivi des modifications, commentaires et chat. OnlyOffice propose également des connecteurs pour s'intégrer à d'autres outils (Nextcloud, Moodle, Confluence, etc.), ce qui permet de l'ajouter facilement dans un environnement existant. Côté applications, la version serveur inclut un module de gestion de documents (DMS), mais aussi éventuellement une messagerie, un agenda, voire un mini-CRM dans la version Workspace -- de quoi se rapprocher des suites cloud complètes. On note aussi l'arrivée de fonctionnalités d'IA (ex: un plugin ChatGPT optionnel) et des améliorations constantes. OnlyOffice fournit des clients de bureau pour Windows, Linux, macOS (gratuits) qui permettent de travailler hors ligne et de synchroniser avec le portail en ligne. Sur smartphone/tablette, des applications mobiles existent (Android, iOS) pour éditer ou visualiser les fichiers.
Déploiement : grande flexibilité, c'est l'un des atouts. On peut utiliser OnlyOffice en mode cloud (Software-as-a-Service), en mode sur site (on-premise) dans sa propre infrastructure, ou juste les apps locales connectées à un stockage de fichiers interne. Beaucoup d'organisations choisissent de l'intégrer à un cloud privé (ex : OnlyOffice couplé à Nextcloud, ou comme Infomaniak le fait dans kDrive) afin d'avoir une solution 100% maîtrisée. La version Community Edition est gratuite mais limitée (recommandée pour ~20 utilisateurs simultanés max), au-delà il faut la version Enterprise pour lever les limites et obtenir le support.
- Budget : OnlyOffice Community étant gratuite, une petite entreprise peut commencer sans frais logiciels. Pour un déploiement plus large, la licence Enterprise est vendue sous forme de licence serveur perpétuelle (avec mises à jour 1 an). Par exemple, le pack de base (jusqu'à 50 utilisateurs simultanés) coûte à partir de 2 200 $ par serveur (one-time), ce qui revient, sur 3 ans, à un coût par utilisateur très inférieur aux abonnements mensuels (quelques euros par utilisateur et par an). Des éditions supérieures (Enterprise Plus, Premium) existent avec support avancé, aux alentours de 3 300 $ et 4 450 $ par serveur. En termes d'ordre de grandeur, pour 200 utilisateurs on peut estimer un budget d'environ 9 000 $ en une fois pour la licence + support d'un an, ce qui est très compétitif face aux ~30 000 $ annuels que coûterait Office 365 sur la même base. Si l'on opte pour le OnlyOffice Cloud (DocSpace hébergé), le modèle est plutôt par utilisateur ou par espace de stockage, mais l'offre commerciale publique se concentre sur l'on-premise.
Résumé RGPD : OnlyOffice coche toutes les cases pour une utilisation conforme en Europe -- open source auditable, hébergement possible en UE voire sur site, pas de télémétrie cachée. C'est un choix de plus en plus prisé par les collectivités locales et PME européennes à la recherche d'une solution moderne mais souveraine (cf. Lyon qui l'a choisi plutôt que LibreOffice dans sa migration, notamment pour sa meilleure compatibilité Office et son interface ergonomique)
- Infomaniak kSuite -- Il s'agit d'une suite collaborative cloud souverain proposée par l'hébergeur suisse Infomaniak.
Lancée récemment, kSuite inclut un ensemble d'outils comparables à Google Workspace ou Microsoft 365, mais avec un accent sur la confidentialité et l'éthique. Concrètement, kSuite offre : kDrive (stockage cloud et partage de fichiers, 15 Go gratuits, extensions OnlyOffice intégrées pour éditer les documents Office en ligne), kMail/kCalendar (messagerie et agenda en ligne), kMeet (visioconférence).
L'édition de documents bureautiques se fait via OnlyOffice intégré à kDrive, ce qui apporte la compatibilité MS Office et la co-édition. Tous ces services sont hébergés dans les propres data centers d'Infomaniak, situés en Suisse (Suisse hors UE mais avec un niveau de protection des données équivalent, et aucune soumission au Cloud Act US). Infomaniak met en avant son indépendance : « centres de données neutres et hautement sécurisés, situés en Suisse », certifiés ISO 27001 pour la sécurité et ISO 14001 pour l'énergie. En pratique, choisir kSuite c'est opter pour un cloud européen de confiance, où les données des entreprises européennes restent sur le sol helvétique sous juridiction locale.
- Fonctionnalités : kSuite est accessible via le web et applications mobiles, et propose l'essentiel pour une collaboration d'entreprise (édition simultanée de documents OnlyOffice, partage de fichiers sécurisé, outils de communication). Ses applications mettent l'accent sur la simplicité d'utilisation en français. On retrouve des fonctions attendues comme le co-édition (plusieurs collaborateurs modifiant un document OnlyOffice en ligne, avec commentaires et chat dédiés), le partage de fichiers avec gestion des droits, et même des outils d'import pour faciliter la transition depuis Google Drive/OneDrive. Par rapport aux géants, l'écosystème est plus restreint (pas de suite logicielle desktop hors OnlyOffice, pas d'équivalent de Teams très intégré), mais suffisant pour de nombreuses PME/collectivités. Conformité RGPD : étant localisé en Suisse et conçu pour la confidentialité, kSuite répond aux exigences européennes. Les données ne sortent pas du data center suisse sans demande, et Infomaniak communique sur une transparence totale (pas d'exploitation marketing des données, chiffrement des serveurs, audits réguliers). Infomaniak prépare même un coffre-fort chiffré de bout en bout pour renforcer encore la protection des données ultra-sensibles.
- Budget : kSuite se distingue par des tarifs très abordables comparés aux suites US. Infomaniak propose une formule de base gratuite à vie pour 1 utilisateur (idéal test/petites structures). Pour les offres payantes : le plan Standard (particuliers) est à ~1,58 € par mois par utilisateur supplémentaire (avec 15 Go chacun). Les offres Pro et Entreprise ajoutent plus de stockage (jusqu'à 3 To par utilisateur) et des fonctionnalités avancées, pour respectivement 3,29 €/mois/user et 6,21 €/mois/user en paiement mensuel. Avec l'abonnement annuel, une remise de 50% est appliquée, ce qui ramène l'offre Entreprise à environ 3,10 € par utilisateur/mois -- un coût extrêmement compétitif (deux à quatre fois moins cher que Microsoft/Google). Ces prix incluent l'hébergement suisse, les mises à jour et le support standard. En somme, kSuite constitue une alternative européenne complète pour qui cherche une suite "clé en main" respectueuse de la vie privée, sans vouloir gérer soi-même un serveur OnlyOffice ou Nextcloud. Elle conviendra particulièrement aux PME ou collectivités qui veulent un service tout-en-un avec garantie contractuelle de conformité et un coût réduit.
- Autres alternatives : Il existe d'autres solutions bureautiques qui, sans être majoritaires, peuvent s'intégrer dans une stratégie RGPD. Citons par exemple Zoho Workplace (suite cloud de Zoho, basée en Inde mais avec centres de données UE -- une alternative correcte à Google, avec messagerie, docs, etc., souvent prisée des petites entreprises pour son tarif agressif), ou SoftMaker Office (suite bureautique allemande propriétaire mais localisée, compatible MS Office, disponible sur Windows/Linux/Android -- elle fonctionne offline donc pose peu de problèmes de données, et l'éditeur est européen).
WPS Office (du chinois Kingsoft) est aussi populaire auprès du grand public grâce à sa version gratuite, mais son origine hors-UE et ses possibles envois de télémétrie vers la Chine peuvent freiner son adoption en contexte RGPD strict. En France, mentionnons également OnlyOffice couplé à Nextcloud (solution recommandée par l'État pour le télétravail souverain) ou Collabora Online dans Nextcloud : ces combinaisons open source offrent une alternative modulable pour créer son propre "cloud Office" interne. Elles nécessitent toutefois des compétences techniques pour l'hébergement. Enfin, pour des besoins plus spécifiques, on trouve des outils comme CryptPad (suite en ligne chiffrée de bout en bout, maintenue en France, garantissant une confidentialité maximale -- utile pour de petites collaborations sur documents sensibles, bien que moins complète fonctionnellement). Ces alternatives démontrent qu'il y a un écosystème riche en Europe pour qui souhaite s'éloigner des solutions US tout en restant productif.
Comparaison des fonctionnalités clés
Maintenant que chaque solution est présentée individuellement, résumons les principales différences sur des critères clés pour une entreprise européenne :
- Hébergement des données et conformité : Sur ce critère RGPD central, LibreOffice (avec éventuellement Collabora) et OnlyOffice on-premise offrent la maîtrise totale : les documents restent sur vos serveurs ou postes, aucune donnée n'est transmise à un tiers par défaut. Ce sont des solutions idéales pour un contrôle maximal (avec le revers d'une responsabilité IT plus grande). Microsoft 365 et Google Workspace, avec leurs nouvelles options de résidence européenne, permettent de limiter fortement les transferts hors UE, mais l'entreprise utilisatrice doit veiller au paramétrage (choisir datacenter Europe, désactiver les fonctionnalités non nécessaires qui enverraient des données aux USA, etc.). Le risque juridique subsiste en arrière-plan (Cloud Act) malgré les garanties. kSuite/Infomaniak garantit un hébergement en Suisse, donc hors juridiction US, ce qui est un très bon point : on peut la considérer comme 100% conforme RGPD par design, proche d'un cloud privé (les données ne sortent pas d'un environnement neutre contrôlé). Zoho dispose de data centers en Europe également, mais l'entreprise reste non-européenne (indienne) -- moindre risque légal qu'US, mais à examiner. En somme, pour une conformité "sans compromis", l'autonomie offerte par les solutions open source ou locales est supérieure. Pour autant, Microsoft et Google sont juridiquement conformes au RGPD (elles ont signé des Data Processing Addendums, offrent des mécanismes de consentement, etc.), donc leur utilisation n'est pas interdite ; simplement, le degré de risque résiduel diverge.
- Systèmes d'exploitation supportés : LibreOffice gagne ici en couvrant Windows, Linux et macOS en natif, ce qui est idéal pour les structures multi-OS ou migrantes vers Linux. OnlyOffice propose aussi ses Desktop Editors sur Win/Mac/Linux, et Collabora Office également. Microsoft 365/Office fonctionne pleinement sur Windows et Mac. Sur Linux, pas de client Office mais on peut utiliser Office Online via le navigateur (à condition d'avoir un abonnement). Google Workspace fonctionne sur toute plateforme via navigateur, ce qui est un avantage (OS-agnostic), et propose des apps mobiles Android/iOS bien faites ; en revanche sur poste de travail, sans connexion internet ou en cas de service Google indisponible, on est bloqué (il existe un mode hors ligne via Chrome, mais limité). kSuite étant web + mobiles, est également multi-plateforme par nature (et Infomaniak fournit en plus des logiciels de synchronisation pour PC Windows, Mac, Linux pour kDrive). Au global, toutes les solutions présentées peuvent convenir sur un parc Windows ou mixte, mais si votre stratégie IT inclut du poste Linux généralisé, il faudra éviter Microsoft Office (sauf via Wine ou web) et préférer LibreOffice/Collabora ou OnlyOffice.
- Collaboration temps réel : C'est le point fort des solutions cloud (Microsoft 365, Google Workspace, OnlyOffice, kSuite). Google a historiquement la collaboration la plus fluide (édition simultanée à plusieurs dans Docs/Sheets, avec quasiment aucune latence). Microsoft 365 a rattrapé son retard : la coédition Word/Excel en ligne fonctionne bien, intégrée à Teams pour le chat. OnlyOffice offre aussi cette possibilité de coédition multi-utilisateurs en temps réel, que ce soit via son interface web ou même entre utilisateurs sur l'appli desktop connectée au même document. Collabora Online permet l'édition simultanée, bien que l'expérience utilisateur soit parfois un peu moins réactive et aboutie que OnlyOffice ou Google d'après des retours (gestion du curseur concurrent, etc.). LibreOffice "pur" (hors ligne) ne permet pas la coédition instantanée -- la collaboration s'y fait de manière traditionnelle (envoyer le fichier par mail ou le déposer sur un partage, avec gestion des versions). Cependant, LibreOffice dispose d'un suivi des modifications très complet pour du travail asynchrone.
Synthèse : si le travail collaboratif en temps réel est un besoin quotidien dans votre entreprise, privilégiez une suite orientée cloud ou connectée (Google, Microsoft, OnlyOffice/Collabora avec Nextcloud, Infomaniak). Si c'est moins crucial ou que le mode de travail est plus cloisonné, une suite offline comme LibreOffice suffit.
- Fonctionnalités avancées et extensibilité : Microsoft 365 reste la référence pour certaines fonctionnalités professionnelles avancées -- par exemple les macros VBA/Excel complexes, l'automation via Visual Basic ou via Power Automate, l'intégration poussée à des bases de données Access ou SharePoint, etc. LibreOffice supporte les macros (en Basic, JavaScript, Python) mais certains codes VBA très spécifiques doivent être adaptés. Google Workspace propose des Apps Script (JavaScript cloud) pour automatiser des tâches, et un écosystème de modules complémentaires (Add-ons Google) pour étendre ses possibilités. OnlyOffice intègre également des plugins (par ex. plugin de traduction, de signature DocuSign, ou connexion à Telegram) et une API pour l'intégrer à d'autres logiciels. LibreOffice possède une bibliothèque d'extensions riche (dictionnaires, outils d'export, etc.) grâce à sa communauté. En termes de fonctionnalités pures de bureautique : tous offrent la mise en forme de texte, les formules de tableur, les animations de présentation. Microsoft et LibreOffice ont le plus d'options pointues (par ex. LibreOffice Draw pour faire des diagrammes ou éditer des PDF, qu'on ne retrouve pas chez Google). OnlyOffice couvre l'essentiel mais avec un peu moins de fonctions extrêmes (ex: moins de types de diagrammes dans le tableur, macros arrivées récemment et limitées). Compatibilité MS Office : point crucial pour beaucoup. Microsoft est évidemment natif sur ses formats. OnlyOffice utilise les formats MS par défaut et « tend à mieux gérer les documents Office complexes » selon des analyses comparatives. LibreOffice a fait de gros progrès et permet d'ouvrir/enregistrer en DOCX, XLSX, PPTX ; dans la plupart des cas simples/moyens c'est transparent, mais sur des mises en page très complexes ou des macros Excel, il peut y avoir des ajustements manuels. Collabora améliore cela au fil des versions également. Google Workspace oblige à une conversion des fichiers (import/export) et il est connu que certains éléments ne rendent pas parfaitement (par exemple des références croisées Word ou des pivot charts Excel sophistiqués). Environnement applicatif global : Microsoft et Google offrent un écosystème complet (email, agenda, messagerie unifiée, visioconf, stockage, réseau social Yammer pour MS, etc.). OnlyOffice se concentre sur documents mais sa version Workspace inclut mail, calendrier, gestion de projet, ce qui en fait presque un mini-Groupware tout-en-un. LibreOffice est uniquement une suite de productivité individuelle -- il faut lui adjoindre un serveur de fichiers, un client mail (Thunderbird, par exemple) et d'autres outils pour recréer l'environnement d'une suite collaborative. kSuite intègre justement ces différentes briques (mail, cloud, éditon, visio) pour remplacer un Google ou Microsoft dans un usage courant d'entreprise.
- Support et communauté : Les solutions open source (LibreOffice, OnlyOffice Community, Collabora) bénéficient de communautés actives en Europe. The Document Foundation propose par exemple de la documentation et des forums multilingues. OnlyOffice a un forum utilisateur et publie régulièrement des FAQ et mises à jour. Collabora offre un support commercial pour ses clients. Microsoft et Google fournissent un support aux entreprises via leurs offres premium (et un support communautaire pléthorique en ligne). Un aspect RGPD lié au support : Microsoft s'est engagé à ce que même les données de support (journaux, tickets) des clients UE soient traitées en UE, ce qui est notable. Infomaniak kSuite ayant une base en Suisse, propose un support client en français, ce qui peut être rassurant pour le suivi.
Tarifs et budgets comparatifs
Bien qu'on ait déjà évoqué les coûts de chaque solution, il est utile de les comparer synthétiquement, car le budget est souvent un facteur déterminant du choix. Pour une entreprise de, disons, 100 utilisateurs sur 1 an :
- Microsoft 365 : environ 12--13 € par utilisateur/mois pour l'offre Business Standard, soit ~150 € par utilisateur/an. Pour 100 users, ~15 000 € par an. Si on monte en Enterprise E3/E5, cela peut doubler (25 000--50 000 €/an). L'achat de licences perpétuelles Office (sans cloud) représenterait un coût initial d'environ 200--300 € par poste, soit 20 000--30 000 € pour 100 postes (amorti sur ~5 ans, hors mises à jour). Ne pas oublier d'éventuelles licences Windows et serveurs en plus si on va sur une infra classique.
- Google Workspace : à ~13 € par utilisateur/mois (Business Standard), on est sur le même ordre que Microsoft -- ~15 000 €/an pour 100 employés. Le Business Starter plus basique ferait ~8 400 €/an (100 × 7 € × 12). Les offres supérieures iraient vers 20 000 €/an. Google a l'avantage de ne pas exiger d'autre licence (pas d'OS vendu, etc.), mais cela reste un abonnement constant.
- LibreOffice : coût logiciel nul. Si on compte un contrat de support Collabora pour 100 utilisateurs à ~20 €/an/user, cela ferait 2 080 €/an. Même en ajoutant du support IT interne, on est très en dessous des suites cloud. Par contre, il peut y avoir des coûts de migration (formations, macro-portage) ponctuels.
- OnlyOffice : si l'on prend une licence serveur Enterprise (~2 200 $ pour 50 users), pour 100 utilisateurs on partirait sur l'édition supérieure (~3 300 $). Converti en euros cela donne ~3 000 €. C'est un one-shot pour la licence perpétuelle, à renouveler éventuellement au bout d'un an si on veut continuer à avoir les mises à jour majeures et le support (sinon on peut rester sur la version acquise). Donc sur 3 ans, ~1 000 €/an (extrêmement économique). Bien sûr, il faut disposer d'un serveur pour l'héberger (coût d'infrastructure) et du personnel pour l'administrer. OnlyOffice offre aussi la possibilité d'utiliser la version cloud en abonnement : leur plan DocSpace Cloud Startup est gratuit jusqu'à 5 utilisateurs, puis il existe des plans payants au-delà, mais le tarif est communiqué sur devis pour les entreprises (probablement compétitif par rapport à Google/Microsoft car c'est un argument de vente).
- Infomaniak kSuite : à 6,21 €/mois/user en mensuel (Entreprise) ou 3,10 €/mois/user en annuel, c'est très abordable. Prenons l'annuel : ~37 €/an par utilisateur, soit ~3 700 €/an pour 100 utilisateurs -- soit environ 4x moins cher qu'un Google Workspace équivalent. Même l'offre Pro (3,29 €/mois soit ~20 €/an/user) est encore plus avantageuse. Ces tarifs agressifs font partie de la stratégie d'Infomaniak pour concurrencer les géants, tout en rassurant sur la localisation. Cela dit, kSuite étant encore émergent, une entreprise investira peut-être plus d'efforts d'accompagnement utilisateur (les habitudes Gmail/Outlook ont la vie dure).
- Autres : Zoho Workplace coûterait ~3 € par user/mois (pour mail+office de base), donc ~3 600 €/an pour 100 users -- bon marché. SoftMaker Office, licence unique ~70 € par poste, donc 7 000 € one-shot pour 100 postes (pas de frais annuels ensuite). WPS Office offre une version gratuite mais pour usage pro il vaut mieux la version Business (quelques dizaines d'€ par poste).
En synthèse, les suites open source ou européennes ont un TCO (coût total) très inférieur aux solutions des big tech, surtout si l'on considère le moyen-long terme. Le choix peut donc être motivé non seulement par la conformité, mais aussi par un objectif d'économie. Bien sûr, le coût n'englobe pas tous les facteurs : il faut prendre en compte la productivité, le confort utilisateur et les risques. Par exemple, si une suite moins chère fait perdre du temps ou nécessite des adaptations, l'économie peut être annulée. C'est pourquoi le prochain point à considérer est plus qualitatif : quelle solution recommander selon le contexte.
Préconisations : quelle est la meilleure solution ?
Quelle suite bureautique "100% RGPD" adopter en juillet 2025 ?
La réponse dépend du profil et des priorités de l'entreprise. Voici nos recommandations principales :
- Pour les organisations publiques, gouvernements, secteurs régulés (santé, défense...) : privilégiez les solutions open source souveraines. En effet, ces acteurs traitent souvent des données sensibles et doivent éviter tout risque juridique. Une combinaison LibreOffice + Collabora Online hébergée sur vos serveurs, ou un déploiement OnlyOffice on-premise, vous garantira un contrôle total des données tout en fournissant les outils bureautiques nécessaires. Ces suites ont fait leurs preuves : de nombreuses administrations européennes les utilisent déjà (la suite LibreOffice/Collabora est « de facto standard » dans de nombreux déploiements publics en Europe). L'investissement en formation/utilisation est compensé par l'absence de verrou propriétaire et de fuite de données. OnlyOffice peut être préféré si la compatibilité MS Office et la coédition sont des critères importants, LibreOffice/Collabora si vous valorisez la continuité avec les formats ouverts et la large communauté. Dans tous les cas, ce sont des choix 100% conformes RGPD par construction et alignés avec les objectifs de souveraineté numérique de l'UE. On notera qu'en France, l'État encourage via des référentiels l'usage de suites libres dans le service public pour ces raisons.
- Pour les entreprises privées de grande taille (groupes internationaux) : le cas est plus nuancé. Beaucoup de grands comptes sont déjà profondément intégrés à l'écosystème Microsoft ; migrer vers une autre suite peut s'avérer coûteux en changement. Pour ces acteurs, la recommandation pragmatique est souvent de rester sur Microsoft 365, tout en configurant scrupuleusement les paramètres de conformité : choisir l'option EU Data Boundary, signer l'avenant DPA RGPD de Microsoft, désactiver les transferts de données vers les services non essentiels, et surveiller les évolutions légales. Microsoft 365 offre la richesse fonctionnelle et la productivité maximale, ce qui peut justifier son maintien si les risques juridiques sont jugés acceptables avec les garanties actuelles. Néanmoins, on peut aussi envisager une stratégie hybride : certaines entreprises commencent à utiliser des clouds souverains pour les données les plus sensibles tout en conservant Microsoft 365 pour le reste (ex: stocker les documents confidentiels sur un Nextcloud interne avec Collabora, et utiliser Office 365 pour la bureautique courante). Cette approche permet de bénéficier du meilleur des deux mondes, bien qu'elle introduise de la complexité. Si l'entreprise n'est pas liée à Microsoft historiquement, elle pourrait envisager Google Workspace ou kSuite comme alternative cloud complète -- Google pour une expérience utilisateur top collaboration, kSuite pour une approche privacy-by-design. Toutefois, Google Workspace présente des risques RGPD semblables à Microsoft (dépendance US), il conviendra de bien évaluer la conformité (notamment pour les filiales en Europe). KSuite en revanche, par son coût et sa conformité, pourrait séduire une grande entreprise cherchant à diminuer ses dépenses tout en améliorant sa posture de protection des données (il faudrait tester sa montée en charge sur des milliers d'utilisateurs, ce qui reste relativement nouveau).
- Pour les PME et ETI européennes : c'est sans doute dans ce segment qu'il y a le plus d'options viables. Si la PME ne souhaite pas gérer d'infrastructure, s'inquiète du RGPD mais a besoin de collaboration facile, l'option cloud souverain européen est très intéressante -- par exemple Infomaniak kSuite ou d'autres acteurs locaux. Pour quelques euros par mois par utilisateur, vous obtenez une suite clé en main, sans les écueils juridiques des GAFAM, et avec un support dans votre langue. L'étude de marché montre que ces offres ont muri en 2025 et savent remplacer les Google/Microsoft sur la plupart des usages standard (mail, documents, visioconf). Si la PME a en interne une DSI capable de gérer un serveur, alors OnlyOffice Workspace Community connecté à un Nextcloud peut être une solution open source économique et performante -- il y a des cas réussis de PME l'ayant fait pour une centaine de salariés avec satisfaction. LibreOffice seul peut suffire si le travail ne requiert pas de collaboration en ligne et que tout le monde est d'accord pour utiliser une suite offline classique -- son zéro coût est tentant, mais il faudra penser à ajouter un outil de partage de fichiers (NAS, etc.) et un webmail pro. Beaucoup de PME mixent d'ailleurs : par exemple utiliser LibreOffice pour la production de documents localement, mais envoyer les emails via un service en ligne, etc. En somme, pour une PME, le meilleur choix en 2025 pourrait bien être de se tourner vers un fournisseur cloud européen (kSuite, ou même Office 365 via une offre cloud "Bleu" opérée par Orange/Capgemini en France) afin d'avoir la commodité du cloud sans sacrifier la conformité. Cette approche vous décharge de la maintenance technique tout en assurant que « les données restent sous juridiction européenne sans dépendance étrangère ».
- Cas des micro-entreprises, indépendants, associations : Ici, le coût est souvent le facteur décisif. Bonne nouvelle, il existe de très bonnes solutions gratuites conformes RGPD. LibreOffice est un choix évident pour un indépendant qui veut un Office gratuit et privé (pas de compte nécessaire, pas de pub). OnlyOffice Desktop est également gratuit, on peut l'utiliser couplé avec un service cloud au choix (par ex. héberger ses fichiers sur un Nextcloud associatif). Les associations peuvent même bénéficier de Google Workspace ou Microsoft 365 gratuitement dans certains programmes, mais attention à la conformité des données de vos adhérents (le gratuit peut avoir des contreparties). Si vous cherchez la simplicité, la combinaison LibreOffice + kDrive gratuit peut couvrir bureautique + stockage en toute conformité, à zéro euro, avec vos données en Suisse.
En conclusion, la "meilleure" solution bureautique RGPD-compliant en 2025 dépend vraiment de vos contraintes :
- Pour une conformité maximale et une indépendance totale : LibreOffice/Collabora ou OnlyOffice en self-hosted remportent la palme. Vous avez alors une suite bureautique « la plus respectueuse de la vie privée qui soit » -- LibreOffice est même qualifiée de « suite bureautique la plus axée sur la confidentialité aujourd'hui » -- et vos données ne quitteront pas vos serveurs. C'est le choix de la sécurité et de l'éthique sur le long terme, d'ailleurs encouragé par les mouvements du secteur public européen.
- Pour un équilibre entre conformité et ergonomie cloud : regardez du côté des solutions européennes comme kSuite, ou des offres cloud "souveraines" basées sur du Microsoft/Google localisé. Ces options offrent une expérience utilisateur assez proche des leaders du marché, tout en assurant que les données sont hébergées localement (Suisse/UE) et sous contrôle juridique européen. De plus, elles sont souvent moins onéreuses, ce qui est un bonus non négligeable.
- Enfin, si votre priorité absolue est la productivité maximale avec le moindre bouleversement utilisateur, et que vous êtes prêt à accepter un niveau de risque légal mineur (atténué par les engagements actuels), rester sur un géant comme Microsoft 365 (avec toutes les mesures de conformité activées) est compréhensible. Microsoft a fait de gros efforts pour l'Europe (« 20 milliards de $ investis en infrastructure cloud en 16 mois en Europe » souligne-t-il), et pour de nombreuses entreprises la valeur fonctionnelle additionnelle (Teams, Power BI, etc.) justifie de lui faire confiance, moyennant une vigilance continue.
En 2025, l'offre de suites bureautiques n'a donc jamais été aussi diversifiée. Il est possible, et réaliste, pour toutes les entreprises -- de la petite association à la multinationale -- de se doter d'une suite bureautique performante sans compromis sur le RGPD. Que ce soit en optant pour le logiciel libre, pour un cloud local ou en exigeant des garanties fortes de son fournisseur, chacun peut trouver la solution adaptée à ses besoins. L'essentiel est d'analyser vos priorités (sécurité vs fonctionnalités vs budget) et de mettre en balance les options. En suivant les préconisations ci-dessus, vous serez en mesure de choisir la suite bureautique qui permettra à vos collaborateurs de travailler efficacement tout en assurant la conformité totale au RGPD et la protection des données de votre entreprise.